SignatureManager - unternehmensweit einheitliche Signaturen

Mittlerweile werden 95 % der schriftlichen Korrespondenz in Wirtschaft und Verwaltung per Email abgewickelt. Deshalb liegt es nahe, daß ähnlich wie bei der Briefkommunikation, die Absenderinformationen klar und eindeutig den Empfängern bereitgestellt werden.

SignatureManager hilft Untenehmen dabei, diese Informationen jedem Mailanwender im unternehmenseinheitlichen Layout bereitzustellen.

Beispieleindruck 1: Vorgegebene Fußzeile (Signatur) eines Anwenders

Mit SignatureManager werden automatisch für jeden Anwender, mit seinen individuellen Adressangaben die Signaturen entsprechend der zentralen Vorlage im Unternehmensdesign generiert, ähnlich wie man das bei Serienbriefen kennt.

Dabei werden die Adressinformationen zentral durch die Lotus Notes Administratoren (bzw. anderen autorisierten Personen) gepflegt und diese werden dann automatisch per Knopfdruck für die Anwender in der Organisation freigeschaltet.

SignatureManager ist eine Lotus Notes Datenbank, die lokal auf dem Rechner des Sachbearbeiters oder auf einem Domino Server installiert wird und die nur von autorisierten Anwendern verwendet wird (Notes/Domino-Administration oder auch z.B. Marketingabteilung).

Funktionsweise 

Die Software verwaltet die Signaturen in einer separaten Datenbank. Die Daten werden aus dem Dominoverzeichnis ausgelesen.  
Durch Gruppen können den Anwendern unterschiedliche Signaturen zugeordnet werden.  In den sogenannten Standortgruppen werden die Signaturvorlagen (Grußformel + Kontaktdaten) definiert und Informationen wie Firmenname, Standortadresse und Webadresse des Unternehmens konfiguriert.
Die Signaturdefinitionen enthalten statische Textelemente und Platzhalter für Telefon, Fax, Email etc., so dass bei der Generierung personifizierte Signaturen für jeden Anwender im unternehmenseinheitlichen Format bereitgestellt werden.

Durch HTML-Signaturen können auch grafische Elemente und Textformatierungen in die Mail-Signaturen aufgenommen werden. Diese HTML-Signaturen werden durch HTML-Dateien definiert, die jeder Anwender im Zugriff haben muß. Deshalb werden durch SignatureManager Mails an die Anwender gesendet, die diese Dateien per Knopfdruck aktivieren.

Beispieleindrücke der Anwendung

Beispieleindruck 2: Signatureinstellung für eine Standortgruppe



Beispieleindruck 3: Mailanwenderkonfiguration

Funktionsumfang

• Zentrale Signaturverwaltung

• Individuelle Signaturen durch Platzhalter

• Gruppen für unterschiedliche Signaturen

• Einbindung von Werbetexten

• Zeitplangesteuerte Signaturverteilung

• Ohne Anpassungen der Mailschablonen

• Protokollierung der Signaturverteilungen

• HTML- und Text Signaturen

• Einfache Installation

• Hochwertige Dokumentation und Hilfefunktionen

• Mehrfachauswahl von Signaturen für Mailanwender

• Text und HTML Signaturen
• einfach und intuitiv bedienbar
• Verteilung per Knopfdruck
  oder per Email
• problemlose Installation
• keine Veränderungen vorhandener Maildatenbanken
   

FAQs zu MatchingSignature

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